Netizen เปิดประสบการณ์รับมือ Lockdown เมืองด้วยเทคโนโลยี แนะองค์กรพลิกวิกฤตโควิด -19 เป็นโอกาสในการปฏิรูปซอฟต์แวร์องค์กรสู่ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น ชี้ทางรอดองค์กร “Work from home” ด้วย Cloud ยกตัวอย่างวิกฤตน้ำท่วมกรุงเทพปี 54 หลายองค์กรปรับระบบข้อมูลองค์กรขึ้นสู่ Cloud พนักงานเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา พร้อมแนะองค์กร SMEs ปรับตัวรับเทคโนโลยีใหม่ๆ เผย 10 เคล็ดลับเด็ด Work from home สุดเจ๋งพาองค์กรฝ่าวิกฤตไปสู่อนาคต

Netizen แนะปฏิรูปซอฟต์แวร์องค์กรสู่ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น “Work from home” ด้วยคลาวด์

     คุณกฤษดา สาธุกิจชัย ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร บริษัท เนทติเซนท์ จำกัด (Netizen) ที่ปรึกษาการวางระบบซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทางธุรกิจ (ERP) เปิดเผยว่า สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 ในประเทศไทยเริ่มขยายออกไปกว้างขึ้น ส่งผลให้มีบางจังหวัดเริ่มประกาศปิดเมือง ในขณะที่กรุงเทพมหานครก็เริ่มมีมาตรการ “ชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง” ด้วยการเริ่มปิด สถานบันเทิงผับบาร์ โรงภาพยนตร์ สถานศึกษา และพื้นที่เสี่ยงต่อการระบาดโควิด -19 จำนวน 14 วัน ส่งผลให้องค์กรธุรกิจหลายภาคส่วนนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน (Work from home) มาใช้เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุดและสามารถดำเนินการต่อไปได้ในภาวะวิกฤต

     ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีและ Business Process ภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในครั้งนี้ โดยเฉพาะด้านซอฟต์แวร์องค์กร และเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร การจัดการข้อมูลองค์กรขึ้นไปอยู่บน Cloud เพราะจะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ซึ่งเป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่พนักงานทุกคนมีอยู่แล้ว จึงเหมาะกับปัจจุบันที่องค์กรต้องให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน

Work form Home “Future Trend Work Lifestyle”

     การทำงานที่บ้าน ไม่ได้เป็นเพียงการรับมือผลกระทบจากโควิด -19 เท่านั้น แต่ยังถือเป็นอีกหนึ่ง  ถือได้ว่าการปฏิรูประบบซอฟต์แวร์องค์กรในครั้งนี้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปในตัว

    แนวทางในการ Work from home สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม SMEs (Small and Medium Enterprises) กลุ่มนี้ผู้ประกอบการขนาดเล็ก (Small) ไม่น่าเป็นห่วงกับการทำงาน Work from Home เนื่องจากปัจจุบัน ก็ Work from home อยู่แล้ว สามารถทำงานได้ด้วยตัวเองจบในคอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊คเครื่องเดียว

    ส่วนผู้ประกอบการขนาดใหญ่ (Enterprises) เองก็ไม่น่าเป็นห่วงเช่นกัน เนื่องจากผู้ประกอบการกลุ่มนี้ เป็นกลุ่มที่มีความพร้อมด้านการลงทุนและการใช้เทคโนโลยีเป็นอย่างดี จึงไม่มีปัญหากับการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ แม้ไม่อยู่ในออฟฟิศ

กลุ่มผู้ประกอบการที่น่าเป็นห่วงที่สุด คือผู้ประกอบการ กลุ่ม Medium

     กลุ่ม Medium เป็นกลุ่มที่เริ่มมีทีมงานหลายทีมหลายฝ่ายในการดำเนินธุรกิจ และส่วนใหญ่ในการบริหารก็ยังเป็นลักษณะรวมศูนย์ และยังขาดการกระจายการทำงานที่ดีทั้งในส่วนของบุคลากร และ Document Flow เมื่อปรับให้มีการ Work from home ก็อาจทำให้เกิดความลำบากมากกว่ากลุ่มอื่น ๆ ทั้งในแง่ของการสื่อสารระหว่างกัน ประสิทธิภาพในการทำงาน และความต่อเนื่องของการทำงานอีกด้วย

Netizen เสนอแนวทาง และมุมมองเพื่อให้แต่ละองค์กรเตรียมความพร้อมทางด้านไอที 10 ข้อ

Netizen เตรียมพร้อมด้านไอที 10 ข้อ Work from home ในวิกฤต COVID-19

 ซึ่งเป็นแนวทางที่ทาง Netizen เอง ก็ได้ลงทุนในการเตรียมความพร้อมในครั้งนี้ด้วยเช่นเดียวกัน ประกอบด้วย

1. IP PBX ระบบโทรศัพท์

ปรับจากระบบ Analog เป็นระบบ IP PBX (IP Phone) เราสามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้า Office ได้ทุกที่ที่มี Internet เข้าถึง โดยที่ปลายทางไม่ทราบว่าผู้รับสายไม่ได้อยู่ Office ซึ่งปัจจุบันก็มีบริการ IP PBX บน Cloud เราเรียกว่า Cloud PBX สามารถวางระบบได้เร็วต้นทุนการลงทุนต่ำ และจ่ายตามการใช้งานจริงเป็นต้น ตัวอย่าง IP PBX เช่น Sangoma, Panasonic ส่วน Cloud PBX มี 3BB Cloud, Cat Telecom และ True Cloud เป็นต้น

2. Online Document Software แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์

ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Origami, Google Suite ( Doc , Sheet , Slide ) หรือ Office365 ( Excel , Word , Powerpoint ) และ Zoho ซึ่งมีความสามารถที่จะให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน และต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี ในส่วนนี้ปัจจุบัน Netizen เราเลือกใช้เป็น Google Suite เป็นเครื่องมือในการทำงานนี้เป็นหลัก

3. Chat กำหนดแพลตฟอร์มแชทออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน

ซึ่งอาจต้องศึกษาว่าแต่ละรายก็จะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกันไป ในการ Chat ภายใน Netizen กำหนดให้ใช้ Hangouts ของ Google เนื่องจากสามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็น Status ว่าทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมจะ Chat หรือคุยงานกัน และข้อมูลต่าง ๆ จะไม่ถูกลบ ส่วน Chat อื่น ๆ ที่เป็นทางเลือก เช่น Hangouts, Line, WhatApp และ Wechat เป็นต้น

4.Video Conference แพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล

ปัจจุบันมีให้เลือกให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Hangouts, Zoom, Webex และ Microsoft Teams ซึ่งทาง Netizen เลือกใช้ Hangouts ในการประชุมภายในเนื่องจากเราใช้ Hangouts chat ด้วยอยู่แล้ว ส่วนในการประชุมกับทางลูกค้า และจัดทำ Webinar ทางเราจะเลือกใช้ Zoom Meeting

5. File Sharing แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งาน

ในปัจจุบันมีหลายค่าย อาทิเช่น Google Drive, Zdox , OneDrive, Dropbox และ icloud โดยทาง Netizen เลือกใช้ Google Drive เป็นหลักให้กับทีมงานได้ใช้ระหว่างที่ทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีข้อจำกัดในการเก็บข้อมูลและเป็นการจัดการ File ภายในองค์กร เราจะย้ายข้อมูลจาก Google Drive ไปสู่ Origami E-doc ในเอกสารที่ทำสำเร็จแล้ว เพราะเราสามารถจัดการข้อมูลตามแต่ละแผนกขององค์กร และยังสามารถเปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้เป็นระบบ ระเบียบง่ายกว่า

6. Project management system ระบบบริหารโครงการ

มีอยู่หลายระบบ เช่น Trello , Basecamp, Asana และ Origami CRM เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้ โดยทาง Netizen เลือกใช้ Origami CRM เป็นหลัก ในการทำในส่วนของ Project Management เพราะมีความสามารถในการลง Timesheet และ ค่าใช้จ่ายต่าง ๆภายในโครงการ เพิ่มเติมจาก Software อื่น ๆ

7. HR Cloud System ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์

แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ Self service ได้เลย พร้อมระบบงาน HRM และ HRD ซึ่งปัจจุบัน ตัวระบบมีต้นทุนในการลงทุนที่ไม่มากนัก เช่น Origami, SuccessFactors , OneDee.ai และ Happywork เป็นต้น ภายใน Netizen เราได้ใช้ระบบ Face recognition และ Origami ในการบริหารจัดการภายในองค์กร

8.ระบบ CCTV Cloud

กล้องวงจรปิดในองค์กร ที่เก็บ Storage บน Cloud ได้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด จะไม่มีคนเข้าทำงานที่บริษัท ทางเราจะต้องตรวจสอบและจัดเตรียม CCTV ให้พร้อม จากค่ายผู้ให้บริการเช่น CCTV จาก ProSecure Security, Fujiko, Panasonic และ Wisenet Samsung เป็นต้น

9. Workflow Approval Process ระบบอนุมัติการทำงานต่าง ๆ

เช่น การอนุมัติขั้นตอนการทำงานต่างๆโดยไม่ต้องเซ็นต์เอกสาร ปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร อาทิ เช่น Origami, K2, ONEWEB และ Microsoft ซึ่งแต่ละแบบสามารถที่จะเชื่อมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรได้ง่ายขึ้น สามารถช่วยให้ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารในการอนุมัติ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว

10. Cloud ERP, e-Tax Invoice

ปรับองค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ ERP และ e-Tax Invoice โดยหลาย ๆ องค์กรยังไม่ได้ปรับระบบ ERP ขึ้น Cloud ซึ่งอาจจะมีความยากลำบากในการที่ดูแล Server ERP ในสถานการณ์การทำงานแบบ Work from home ซึ่งต้องมี Admin มาคอยดูแล ซึ่งในปัจจุบันถ้าองค์กรเรายังไม่ได้คิดที่จะปรับเปลี่ยนระบบ ERP เราก็สามารถที่จะนำ Software ERP ตัวเดิมขึ้นมาฝากไว้ที่ Data Center แต่ถ้ามีโครงการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ก็แนะนำให้เลือกใช้ ERP ที่เป็น Real Cloud ERP เพราะมีการวาง Data Structure , Process , และ UX/UI ที่ใช้กับ Cloud โดยเฉพาะ พร้อมทั้งการออกเอกสาร Tax Invoice ก็สามารถที่จะออกเป็น e-Tax Invoice ในปัจจุบัน ERP ที่เป็น Real Cloud ERP ประกอบด้วย SAP Business ByDesign เวอร์ชัน Netizen Arabica, SAP, FlowAccount และ Oracale ERP Cloud เป็นต้น

     นอกจากการเตรียมความพร้อมทางด้าน IT 10 ที่กล่าวมาข้างต้น และเพื่อเพิ่มให้การทำงานแบบ Work from home มีประสิทธิภาพนั้น ทางองค์กรควรที่จะสื่อสารกับ Supplier และ Customer ด้วย ในการให้ความร่วมมือให้สามารถส่งเอกสารต่าง ๆ โดยใช้ Digital Document แทน เช่น PDF file , e-tax Invoice พร้อมโอนเงินผ่านทางช่องทาง Online เพื่องดใช้เมสเซนเจอร์วางบิลรับเช็คเพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของไวรัส และป็นการกระตุ้นให้เกิด Paperless มากขึ้น

     “ Netizen ได้นำประสบการณ์จากปี 2554 ที่กรุงเทพมหานครประสบกับเหตุการณ์น้ำท่วมใหญ่ ซึ่งในปีนั้นมีลูกค้าหลายบริษัทต้องประสบปัญหา พนักงานไม่สามารถเดินทางไปทำงานได้ และไม่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ รวมถึงไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลองค์กรได้ เนื่องจากห้อง Server ถูกน้ำท่วม เหตุการณ์ครั้งนั้นจึงเป็นจุดเริ่มต้นให้ Netizen พยายามผลักดันให้หลาย ๆ บริษัทหันมาปฏิรูปองค์กร ด้วยการนำข้อมูลขึ้นไปไว้บนระบบคลาวด์ ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารต่าง ๆ ได้จากทุกที่ สำหรับสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 หากองค์กรใช้เทคโนโลยีคลาวด์เข้ามาใช้งานก็จะช่วยให้องค์กรเดินหน้าได้ไม่สะดุด และเป็นการเตรียมพร้อมรับมือกับวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นอีกในอนาคต การเกิดวิกฤตโควิด-19 ในครั้งนี้จะเป็นตัวผลักดันให้องค์กรต่างๆสามารถเดินหน้าสู่การทำ Digital Transformation ได้อย่างแท้จริง ”

สนใจโซลูชัน Netizen SAP ERP Solutions ติดต่อ

Call: 02-090-6868
Email: sales@netizen.co.th
www.netizen.co.th

ติดตามข่าวสารเพิ่มเติมได้จาก Links ด้านล่าง

NETIZEN เปิดวิธีรับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี พลิกวิกฤตโควิด-19

NETIZEN เปิดวิธีรับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี

แนะ 10 แนวทางพลิกวิกฤต “ชัตดาวน์เมือง” เป็นโอกาสด้วยเทคโนโลยี

NETIZEN เปิดวิธีรับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี

ส่องมาตรการ “Work from Home” หลากบริษัทในไทย

10 เคล็ดลับเด็ด ‘Work from home’ พาองค์กรฝ่าวิกฤต

พลิกวิกฤตโควิด-19เป็นโอกาสปฏิรูปซอฟท์แวร์องค์กรด้วยคลาวด์

‘เนทติเซนท์’เปิดวิธีรับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี

NETIZEN เปิดวิธีรับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี

พลิกวิกฤตโควิด-19เป็นโอกาสปฏิรูปซอฟท์แวร์องค์กรด้วยคลาวด์

NETIZEN เปิด 10 เคล็ดลับ Work from home พาองค์กรฝ่าวิกฤตโควิด-19 เป็นโอกาส

“เนทติเซนท์” แนะ 10 เคล็ดลับ “Work from home”

‘เนทติเซนท์’ ชูคลาวด์ รับมือชัตดาวน์เมือง

NETIZEN รับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยีคลาวด์

สู้วิกฤตโควิด-19 NETIZEN เปิดวิธีรับมือชัตดาวน์เมือง